كيف تدير الحوارات الصعبة والنقاشات الحادة في العمل؟

لا شكَّ أنَّ الدخول في نقاشات حادة في العمل هو من الأمور الصعبة التي يتعيَّن علينا التعامل معها أثناء العمل. من الأكيد أنَّ الجميع لا يرغب في الدخول في مثل هذه النقاشات، وقليلون جدًا هم الذين يستطيعون التعامل معها بالشكل الاحترافي المطلوب.

لكن من ناحية أخرى، فإنَّ الدخول في مُحادثات حادة هو جزء محوري من أيّ فريق عمل، وليس مُستبعدًا أن تتعرَّض لمثل هذا النوع من النقاشات بغض النظر عن الدور الوظيفي الذي تشغله داخل هذا الفريق، وغالبًا ما تكون هذه المُحادثات الصعبة مصدرًا للتوتر والضغط النفسي أكثر بكثيرٍ ممّا قد نتصورها.

سواءً كُنت تُخبر العميل أنَّ المشروع قد تأخَّر أو اختلفت مع زميلك في أداء مُهمةٍ ما أو كُنت تقود فريقًا غير مُتحمّس للعمل، فنقاشات العمل الحادة هي جزء لا مفر منه من الحياة المهنية. 

إذًا، كيف يجب أن تستعد لهذا النوع من النقاشات؟ كيف تجد الكلمات المُناسبة في الوقت المُناسب؟ وكيف يُمكنك إدارة الحوار بسلاسة قدر الإمكان؟ هذا ما سنُوضِّحه في هذا المقال.

لماذا نتجنب المحادثات الصعبة في العمل؟

أوَّلًا، يُمكن أن يكون هذا الخوف نابعًا من ردود الفعل السلبية التي من المُمكن أن تنتج عن هذه المحادثات، فقد يشعُر الأفراد بالقلق من أن يُؤدي التعبير عن آرائهم أو مشاعرهم بحرية إلى تدهور العلاقات مع زملائهم أو المرؤوسين أو المُدراء. أدمغتنا مُصمَّمة للحفاظ على سلامتنا، وليس لتحمّل المخاطر، لذلك نرغب دائمًا في تجنّب الصراع ومقاومة التغيير لأنَّ ذلك أسهل بكثير من الدخول في تحدٍّ والشعور بعدم الارتياح. 

ثانياً، قد يكون القلق من الفشل في التواصل بشكلٍ فعّال عاملًا آخر مُهمًّا يجعل أفراد الفريق يتجنَّبون الدخول في أيّ نقاشات، حيث يُمكن أن يكون من الصعب توصيل الرسالة المُرادة بطريقةٍ واضحة ومباشرة دون إثارة المشاعر السلبيَّة. بالإضافة إلى ذلك، قد يكون النقص في المهارات اللازمة لإدارة المحادثات الصعبة سببًا آخر لتجنبها، فبالرغم من أهمية هذه النقاشات للوصول إلى نتائج هامَّة للعمل إلّا أنَّها تتطلَّب التَّعامل باحترافية ومهارات تواصُل جيدة وقدرة على التفاوض والتأقلُم مع ردود فعل الآخرين.  قد يشعُر البعض بأنَّهم لا يمتلكون هذه المهارات بما يكفي للتعامُل مع المواقف الصعبة بنجاح. 

علاوةً على ذلك، يُمكن أن تكون الرغبة في الحفاظ على السلام والهدوء في بيئة العمل سببًا هامًّا للخوف من النقاشات الصعبة في العمل. فقد يعتقد البعض أنَّ تجنب المواضيع الحساسة والمشكلات الصعبة في العمل يُمكن أن يساعد في الحفاظ على جو عمل هادئ ومريح.

لا شكَّ أنَّ الدخول في نقاشات صعبة وحادة مع زملاء العمل قد يكون مصدر قلق وتوتر للعديد من الأفراد في بيئة العمل، إلّا أنَّها شرّ لا بد منه. لذلك، يُعتبر التعامل مع هذه المواقف بشكلٍ فعَّال واحترافي أمرًا ضروريًا لتحسين العلاقات وتعزيز النمو المهني. 

الخطوات الرئيسية للتعامل مع المحادثات الصعبة في العمل

إليك مجموعة من الخطوات الَّتي ستساعدك على إدارة النقاشات والحوارات الحادة في بيئة العمل: 

1- غيّر نظرتك لهذه النقاشات

إذا كُنت تنظر إلى النقاشات الحادة في بيئة العمل على أنَّها مصدر للخطر والتوتر والضغط العصبي، فمن المُرجح أنك ستشعر بالتوتر والانزعاج عند الدخول في أيّ نقاش من هذا النوع. بدلاً من ذلك، حاول استيعابها بطريقةٍ أكثر إيجابيَّةً وفاعليَّة. على سبيل المثال، لا تنظر إلى أيّ تقييم لأدائك على أنَّه مُلاحظات سلبية، لكن على النقيض انظر إليه كنصيحةٍ بنّاءة هامَّة لمُساعدتك على التطور المهني. 

ضع دومًا في اعتبارك أنَّ تغيير طريقة التفكير يُمكن أن يكون الطريق الأمثل للتغلب على النقاشات الحادَّة في بيئة العمل، حيث يُمكن أن تُساعدك هذه النظرة الجديدة على الاهتمام بالحلول بدلًا من التركيز على المشكلات، والتعاون مع زملائك للوصول إلى الهدف المطلوب، بالإضافة إلى التعلم من الخبرة والاستمتاع بالتحدي. 

ومن خلال هذه الخطوة، ستتمكَّن بسهولةٍ من التعامُل بشكلٍ أفضل مع النقاشات الحادة والمحادثات الصعبة، وأن تُواجهها بثقة واحترام وتفكير إيجابي، ممّا سيؤدّي في النهاية إلى تحقيق الأهداف المُشتركة للفريق وتحسين جودة العمل.

2- قم بمناقشة زميلك بشكل شخصي

ضع في اعتبارك أنَّ الأمر كله يتعلق بالاحترام المُتبادل. من السهل أن تختبئ خلف ستار أثناء النقاش تجنبًا للمواجهة المُباشرة أو أن توجّه كلماتك أمام حشد من الزملاء، لكن الحقيقة هي أنَّك كلما تحدَّثت مع الشخص بشكل فردي كان ذلك أفضل. إذا كنت على استعداد للجلوس مع زميلك ومُناقشته بشكلٍ شخصي، فإنَّك بذلك قد قطعت شوطًا كبيرًا للوصول إلى حلّ للمُشكلة.

إذا كُنتَ تريدُ حقًّا إجراء مُحادثة حرجة وذات مغزى للمُضي قدمًا في العمل، فيجب أن تتمّ بشكل شخصي، فالعلاقات الاحترافية تبدأ دومًا من الاحترام المُتبادل. ويجب الأخذ في الاعتبار أن تكون مُستمعًا جيدًا للطرف الآخر عند مُشاركة وجهة نظره. 

3- استمع لتفهم لا لترد

يُعتبر الاستماع أداة قوية لتحسين التواصل وتعزيز التفاهم في بيئة العمل، حيث يُمكن أن يساعدك في التغلب على أي توتر قد يحدث أثناء النقاش مع زملائك أو مديرك في العمل. عندما تستمع بعناية، فإنَّ الطرف الآخر يشعر بالاحترام والتقدير، وهذا بدوره يُساعد في بناء العلاقات القوية في بيئة العمل.

عندما تواجه نقاشًا حادًّا أو محادثة صعبة مع زميلك، فمن المُهمّ أن تستمع بعناية إلى وجهة نظره وتُعبّر عن رأيك بصدق واحترام. من المُؤكَّد أنَّ الاستماع الفعّال يُساعد في فهم وجهات النظر الأخرى وتحديد مصادر الخلاف والتوصل إلى حلول مُبتكرة.

عندما تستمع بعناية إلى زميلك، يُمكنك أيضًا التَّعرف على نقاط القوة والضعف في وجهة نظره، ممّا سيُمكّنكما من تطوير الحلول الأكثر فاعلية والاستفادة من الموارد المُتاحة بشكلٍ أفضل. وبالتالي، فإنَّ الاستماع الفعّال يُمكن أن يُساعد في تحسين الأداء وتحسين النتائج في بيئة العمل. باختصار، عندما تستمع بعناية إلى زميلك، فإنَّه يُمكن لكلٍ منكما الشعور بالاهتمام والتقدير، ممّا سيُخفِّف بدوره من التوتر ويساعد في إنهاء النقاش بشكل إيجابي.

4- اطلب التقييم من زملائك

أيًّا يكُن مُستوى مهاراتك وخبراتك في العمل، ضع دومًا في اعتبارك أنَّ طلب التقييم من زملائك سيكون له مفعول السحر في التغلب على أيّ حدية في النقاشات. فأنت عندما تطلب تقييمًا من زميلك، فإنَّك تمنحه الاحترام والتقدير المهني المطلوب والذي يُساعد في خلق علاقات قوية في بيئة العمل.

جميعنا نرتكب الأخطاء باستمرار، لكن أولئك الذين يُكرِّرون هذه الأخطاء ويرفضون الاعتراف بها يُطوِّرون عادات سيئة وعلاقات سيئة مع زملائهم مع مرور الوقت. لا تنسَ أنَّ تلقّي التقييمات والتعليقات من زملائك سيسمح لهم بأن يكونوا أكثر انفتاحًا لمُشاركة وجهات نظرهم، ممّا يؤدي إلى بناء الثقة والتواصل والترابط بين الأفراد داخل الشركة.

وتذكَّر أنَّ وجود علاقة قوية لا يعني دائمًا خلافات أقل، بل يعني في كثير من الأحيان وجود تواصل أكثر كفاءةً ومُستوى أعلى من الثقة والتفاهم. لذلك، عندما تواجه نقاشًا حادًّا مع زميلك حول نقطة مُعيَّنة، فمن المهم أن تطلب منه تقييمًا صادقًا وشفّافًا لأدائك. يمكن أن يساعد هذا التقييم في فهم النقاط التي يراها زميلك إيجابيَّة والنقاط التي يراها سلبية. وبالتالي، يُمكن استخدام هذه الملاحظات لتحسين الأداء وتطوير المهارات المطلوبة لتجنّب النقاشات الحادة في المُستقبل.

لا داعي للقول بأنَّ مجرد طلب التقييم من زميلك أثناء النقاش كفيل بالتخلص من أي توتر قد يظهر بينكما أثناء المُحلدثة، وبالتالي فإنَّ هذا يخلق فرصة رائعة لإنهاء النقاش بشكل إيجابي.

5- تحكَّم في عواطفك

لا شكَّ أنَّ هدفك هو إجراء المحادثة بأقل درجة من التوتر وأعلى درجة من المهنية والاحترافية، لذلك فإنَّ الحفاظ على هدوئك وتحكمك في أعصابك وعواطفك يُعدّ أمرًا هامًّا للغاية وخاصًّة عندما يكون النقاش مع شخص تعمل معه عن قرب. يُعتبر التحكم في العواطف أداة قوية لتحسين الأداء وتقليل التوتر في بيئة العمل، فالعواطف السلبية مثل الغضب والتوتر والإحباط يمكن أن تُؤثِّر على الأداء العامّ وتؤدّي إلى تعطيل العمل وعدم تحقيق الأهداف على النحو المطلوب. 

ولذلك، فإنَّ التحكم في العواطف يُمكن أن يُساعدك على إدارة النقاشات الحادة. احرص دائمًا على النظر للأمور بعقلك لا بقلبك وابحث عن الحقائق ولا تلتفت إلى المشاعر والآراء الشخصيَّة. عندما تبدأ المشاعر في السيطرة عليك، ذكِّر نفسك أنَّه كلما كُنت أكثر تحكمًا في ردود أفعالك، زادت فرصة توصيل الرسالة بشكلٍ أفضل.

6- تبادل الأفكار

لا خِلاف على أنَّ الهدف النهائي من أي محادثة أو نقاش في العمل هو التوصل إلى حلّ. إذا لم يكن الأمر واضحًا منذ البداية، فاحرص على العمل مع زميلك لتبادُل الأفكار والوصول إلى حل، واستمع إلى أفكار الشخص الآخر وضع بعض الاقتراحات أيضًا. لا مجال لحدوث أيّ توتر أثناء النقاش إذا كان الحوار مبنيًّا على تبادل الاقتراحات والأفكار، وبمُجرَّد أن تتوصَّل إلى اتفاق، تأكَّد من وجود خطة عمل لبدء التنفيذ والمُضي قُدمًا.

كما ذكرنا سابقًا، فالمحادثات الحادة يُمكن أن تكون غير سارة لكنَّها حتمية. ولكن من خلال اتِّباع هذه الإستراتيجيَّة، ستتمكَّن من اجتياز النقاشات الصعبة في العمل بنجاح والوصول إلى حل مُرضٍ للجميع.

7- تدرَّب على إجراء محادثات صعبة في العمل

لطالما كانت تُشجع مديرة العمليات في شركة Meta "شيريل ساندبرج" موظفيها على إجراء النقاشات فيما بينهم مرةً واحدةً على الأقل في الأسبوع. يُعدّ إجراء الحوارات الصعبة مع الزملاء وسيلة فعّالة لإظهار القضايا غير المُريحة إلى العلن، وبالتالي يسهل معالجتها لتوفير بيئة عمل أكثر راحة، خاصَّةً عندما يتعلَّق الأمر بالمسائل الحرجة مثل التنوع في مكان العمل وعدم المساواة في الأجور.

ضع في اعتبارك أنَّه من المُهمّ أن تقوم بالتحضير جيدًا قبل البدء في إجراء أي نقاش مع زملائك من خلال جمع المعلومات والبيانات والأدلة المُتعلقة بالموضوع المُراد مناقشته وتحديد الأهداف والنتائج المرجوة. سيُساعدك هذا على استخدام لغة لائقة واحترافية وتجنّب اللغة العدائية أو الهجومية أو الكلمات العفوية.

8- امنح شيئًا في المُقابل

إذا كان هدفك من النقاش هو وضع الشخص الآخر في مكان صعب أو أخذ شيء مُعيَّن منه مثل حمله على القيام بمهمة مُعيَّنة، فاسأل نفسك: "هل هناك شيء يُمكنني منحه في المُقابل؟" على سبيل المثال، إذا كُنتَ بحاجةٍ إلى إخبار رئيسك في العمل أنَّه لا يُمكنك تولّي مهمة مُعيَّنة، فاقترح بديلًا جاهزًا للعمل. كُن بنّاءً واحرص على تحقيق المصلحة العامة للجميع، فلا أحد يريد المشاكل في بيئة العمل. لذلك، فإنَّ اقتراح الخيارات الأخرى يُساعد الشخص الآخر على رؤية مخرج للمشكلة كما أنَّه يشعر بالتقدير والاحترام من ناحيتك.

9- فكِّر وتعلَّم

بعد المُرور بمحادثة صعبة أو نقاش حاد، من المُفيد أن تنظر إلى الأمور التي سارت بشكلٍ جيد وتُحاول تكرارها، بالإضافة إلى الأمور التي لم تسِر بأفضل شكلٍ وتُحاول تجنّبها في المرات القادمة.

فكِّر في الأسباب الَّتي دفعت زميلك لإظهار ردود فعل مُعينة، وما الذي يُمكن أن تفعله لتجنّب نفس ردود الفعل في المرَّة القادمة، فالتَّعامُل مع النقاشات الحادة ليس مُجرَّد معلومات تقرؤها بل مهارة تُمارسها وتكتسبها بالخبرة.