14 طريقة لتزيد انتاجيتك في العمل

لا شكّ أنّك وجدت نفسك في يوم من الأيام واقعًا تحت ضغط شديد، وتمنيّت لو كان باستطاعتك إضافة ساعات أخرى إلى يومك. لكن هذا مستحيل، إذ لديك في اليوم الواحد أربع وعشرون ساعة فقط، وأمامك خياران لا ثالث لهما لزيادة إنتاجيتك: إمّا أن تخصص مزيدًا من الوقت في العمل، أو تتبع استراتيجية أكثر ذكاءً في العمل. ولا شكّ أنّك تفضل الطريقة الثانية بالطبع.

زيادة الإنتاجية في العمل ليست علمًا معقدًا، فكلّ ما تحتاج إليه هو إدارة وقتك بشكل صحيح لتتمكن من إنجاز أكبر قدر ممكن من المهام خلال اليوم. وسنتناول في مقالنا هذا 14 استراتيجية بسيطة وفعّالة في نفس الوقت لزيادة إنتاجيتك.

1- تتبّع المدة التي تقضيها في أداء مهامّك
قد تظنّ بأنك قادر على تتبّع المدة التي تقضيها في إنجاز كلّ مهمّة من مهامك في العمل بدقّة، لكنّ الواقع أنّ نسبة ضئيلة من الناس قادرون على ذلك بالفعل. لذا لا ضير من الاستعانة ببعض الأدوات التي تسهم في تحديد المدة التي تقضيها في العمل على كلّ مشروع من مشاريعك. يمكنك على سبيل المثال الاستعانة ببرنامج Rescue Time لإدارة الوقت والمهام، والذي يمكنه أن يحدّد لك المدة التي تقضيها في إنجاز المهام اليومية بما في ذلك البريد الإلكتروني، وسائل التواصل الاجتماعي وغيرها من التطبيقات والبرانج المختلفة.

2- خذ استراحات منتظمة
قد يبدو لك هذا الأمر غير منطقي، فكيف تسهم الاستراحات في جعلك أكثر إنتاجية؟ لكنه أمر صحيح، حيث أنّ أخذ استراحات قصيرة منتظمة خلال المهام الطويلة يسهم بشكل كبير في الحفاظ على التركيز ومستوى الأداء، بعكس ما يؤدي إليه العمل لساعات طويلة دون انقطاع من تراجع القدرة على التركيز والعمل بنفس المستوى.

3- ضع مواعيد نهائية والتزم بها
على الرغم من أننا عادة ما نرى التوتر على أنه شيء سيء يؤثر سلبًا على الإنتاجية، إلاّ أن وجود مستوى مقبول من التوتر قد يعطي نتائج عكسية ومذهلة. ويمكنك استحداث هذا النوع من التوتر من خلال وضع مواعيد نهائية لتسليم المهام والإلتزام بها. ستتفاجأ بمدى التركيز والإنتاجية التي تحققها في حال كنت تعمل ضمن إطار زمني محدّد.

4- اتبع قاعدة الدقيقتين
ينصح رائد الأعمال ستيف أولنسيكي Steve Olenski باستحداث قاعدة الدقيقتين لتحقّق أكبر فائدة ممكنة من فترات الفراغ الصغيرة في عملك. ويمكنك تطبيق هذه القاعدة كما يلي: ابحث عن مهمّة أو عمل يمكنك إنهاؤه خلال دقيقتين أو أقلّ وأنجزه على الفور. قد يكون ذلك طباعة ملف ما وتسليمه إلى مديرك، أو إرسال بريد إلكتروني أو غيره من المهام السريعة. حيث يؤكد ستيف أنّ إنجاز مثل هذه المهام على الفور يستغرق وقتًا أقلّ ممّا قد تحتاج إليه في حال أجّلتها  إلى وقت لاحق.

5- قل "لا" للاجتماعات
تعدّ الاجتماعات واحدة من أكثر الأمور التي تؤدي إلى إضاعة وقت الموظفين، إلاّ أننا مع ذلك نستمرّ في عقدها، حضورها بل والشكوى منها. وحسب ما أعلنت شركة Atlassian فإن الموظف العادي ينفق قرابة الـ 31 ساعة شهريًا في الاجتماعات غير المنتجة. لذا، قبل أن تحدّد موعدًا لاجتماعك المقبل، فكّر إن كان بإمكانك تحقيق أهداف هذا الاجتماع من خلال البريد الإلكتروني أو الهاتف أو عقد اجتماع على الإنترنت (وهو ما قد يكون أقلّ إضاعة للوقت).

6- اعقد اجتماعات سريعة
إن كان لابدّ لك من عقد اجتماع ما، فاحرص على جعله سريعًا، ولعلّ إحدى الطرق التي تختصر وقت الاجتماعات، هو عقد ما يعرف بـ  standing meetings، إنها اجتماعات تُعقد بحيث يكون جميع الحاضرين واقفين. حيث يسهم هذا النوع من الاجتماعات في تقليل الوقت المستغرق في النقاش وتحسين أداء الحضور ممّا يؤدي في النهاية إلى رفع الإنتاجية.

7- ابتعد عن تعدّد المهام
قد يفكّر الكثيرون بأن تعدّد المهام هو مهارة أساسية تزيد من الكفاءة والإنتاجية، إلاّ أنّ هذه النظرة خاطئة، أثبت العديد من علماء النفس ومنهم الباحث Clifford Nass من جامعة ستانفورد أنّ محاولة إنجاز أكثر من مهمّة في الوقت ذاته يؤثر بشكل كبير على التركيز ويقلّل بالتالي من الإنتاجية النهائية.

8- استغلّ أوقات الفراغ جيدًا
في كلّ مرّة تجد نفسك قد حصلت على بعض الوقت، حاول أن تستغلّه فيما يفيد، فبدلاً من اللعب على جهازك المحمول، أو تفقد صفحاتك على وسائل التواصل الاجتماعي، يمكنك أن تردّ على الرسائل الإلكترونية المهمّة أو القيام ببعض العصف الذهني لمهمّتك المقبلة.

9- لا تبحث عن الكمال
يقع الكثيرون من ريادي الأعمال في هذا الفخّ، فهم يرغبون في أن تكون جميع المهام المنجزة مثالية لا تشوبها شائبة، ويقضون بالتالي وقتًا طويلاً ومبالغًا فيه في إنجاز مهمّة واحدة، ممّا يقلّل إنتاجيتهم. لنكن واقعيين، فالكمال أمر مستحيل، لذا بدلاً من السعي لتحقيق المستحيل، ابذل جهدك لإنجاز المهمّة التي بين يديك، ثمّ انتقل إلى المهمة التالية، ويمكنك العودة فيما بعد وتحسين عملك عندما تمتلك الوقت لذلك، لكن لا تضيّع وقتك في محاولة الوصول إلى الكمال.

10- مارس الرياضة
تسهم ممارسة التمارين الرياضية أثناء العمل في رفع الإنتاجية، وذلك بحسب ما أظهرته دراسة تمّ نشرها في مجلة الطبّ المهني والبيئي Journal of Occupational and Environmental Medicine. احرص على تخصيص وقت أثناء الأسبوع لقضائه في النادي الرياضي أو التنزّه في الحديقة العامة، ولاحظ أثر ذلك على رفع إنتاجيتك، فقد يكون استنشاق الهواء النقي وتحريك جسمك قليلاً هو كلّ ما تحتاج إليه لتحقيق أداء أفضل في العمل.

11- لا تسمح للظروف الخارجية بالتحكم فيك
إذا سمحت للاتصالات الهاتفية والرسائل الإلكترونية بتحديد طريقة سير يومك، فنحن نضمن لك أنّك لن تنجز شيئًا خلال النهار. خصّص وقتًا للردّ على هذه الاتصالات والرسائل، ولكن لا تسمح لها بأن تتحكّم في يومك وكيفية قضائه، بل التزم بالخطة التي وضعتها لنفسك.

12- أطفئ جميع التنبيهات
لا يمكن لأحد أن يقاوم التنبيهات التي تصلنا على أجهزتنا الإلكترونية المختلفة، سواءً كانت معلنة عن بريد إلكتروني جديد، أو رسالة نصية أو إشعار على صفحتنا على الفيسبوك. وما تظنه من أنّ تفقّد مثل هذه التنبيهات لن يكلفك سوى دقائق معدودة سيؤدي في النهاية إلى تراجع إنتاجيتك بشكل كبير. لذا احرص أثناء ساعات العمل على إطفاء جميع التنبيهات ومصادر تشتيت الانتباه، وهذا جزء من عملية التحكم بحياتك وعدم السماح للظروف الخارجية بتحديد طريقة سير يومك.

13- اعتني بالمكان من حولك
لا تستهن أبدًا بالأثر الذي تسهم من خلاله بيئة العمل من حولك في مقدار إنتاجيتك. حيث أنّ إضفاء بعض اللمسات الجمالية على مكتبك سيسهم بشكل كبير في زيادة إنتاجيتك وتقليل شعورك بالتوتر والإجهاد. أحط نفسك بالنباتات والورود، الصور أو الأشياء التي تحبّها أو تسعدك واحرص على تهوية المكان جيدًا والحفاظ عليه مرتبًا ونظيفًا، فكلّما كنت مرتاحًا في مكتبك كان أداؤك أفضل.

14- تخلّص من المقاطعات
قد تجد أن زميلك الذي يأتي بين الحين والآخر لمحادثتك أو إخبارك بنكتة لطيفة أثناء العمل أمرًا سخيفًا ليس ذا أهمية، بل قد تشعر أنّه شيء لطيف حقًا ويسهم في تخفيف التوتر، لكن تكرّر مثل هذه المقاطعات سيرهق عقلك ويؤدي إلى تدني مستوى إنتاجيتك بشكل كبير. احرص إذن على التقليل من هذه المقاطعات من خلال تحديد ساعات عمل من دون إزعاج، أو إغلاق باب مكتبك أو العمل من منزلك في حال كنت بحاجة إلى الهدوء التام والتركيز الشديد.

وفي الختام، يمكننا أن نلخص ما سبق في نصيحة واحدة وشاملة: إن كنت ترغب في زيادة إنتاجيتك في العمل تجنّب محاولة العمل لساعات أطول أو إضافة المزيد من المهام لجدول أعمالك المليء بالمهام، بدلاً من ذلك، خذ وقتًا مستقطعًا وابحث عن استراتيجيات لإنجاز هذه المهام بذكاء وبجهد أقل.